Komponen standar pelayanan yang terkait dengan proses
penyampaian pelayanan
Komponen standar pelayanan yang terkait proses
pengelolaan pelayanan internal organisasi
PERSYARATAN PENERBITAN KARTU
KELUARGA (KK)
PERUBAHAN KK DILAKUKAN APABILA :
A. TERJADI PENAMBAHAN ANGGOTA KELUARGA AKIBAT KELAHIRAN
1. Surat Pengantar RT/RW dan Lurah;
2. KK Lama ;
3. Kutipan Akta Kelahiran.
B. MENUMPANG KEDALAM KK BAGI
PENDUDUK YANG PINDAH DATANG
1. Surat Pengantar RT/RW dan Lurah;
2. KK Lama atau KK yang ditumpangi;
3. Paspor;
4. Surat keterangan pindah datang
bagi penduduk yang pindah datang antar daerah.
C. KARENA PENGURANGAN AKIBAT
KEMATIAN ATAU PINDAH PERGI DAN / ATAU PERUBAHAN DATA
1. Surat Pengantar RT / RW dan Lurah;
2. KK lama;
3. KK yang akan ditumpangi;
4. Akta Cerai;
5. Akta Kawin;
6. Akta Kematian;
7. Surat Keterangan Pindah Datang
bagi penduduk yang pindah dalam wilayah daerah;
8. Surat Keterangan Datang dari Luar
Negeri bagi WNI yang datang dari Luar Negeri karena Pindah.
D. KARENA HILANG ATAU RUSAK
1. Surat Pengantar RT/RW dan Lurah;
2. Surat Keterangan kehilangan
kepolisian;
3. Kartu Keluarga yang rusak;
4. Foto Copy KTP atau menunjukan
Dokumen Kependudukan dari salah satu anggota Keluarga.
Mekanisme Pelayanan Kartu Keluarga
SEGALA BENTUK
PELAYANAN TIDAK DIPUNGUT BIAYA
“GRATIS”
STOP GRATIFIKASI !
1. Kotak Pengaduan (Kotak saran/pengaduan yang ditempatkan di lokasi layanan)
2. Layanan Tatap Muka (Front Office/Help Desk) (Petugas penerima pengaduan langsung di kantor pelayanan)
3. Media Sosial Resmi (Akun resmi instansi (Facebook, Instagram) sebagai kanal interaktif)
Masyarakat/ pengguna layanan menyampaikan pengaduan melalui sarana yang disediakan, misalnya:
Datang langsung ke loket/help desk,
Mengisi formulir/kotak saran,
Melalui telepon, SMS, WA, email, aplikasi, atau website resmi.
Petugas menerima pengaduan, mencatat identitas pelapor, isi aduan, dan bukti pendukung.
Memberikan tanda bukti penerimaan pengaduan (nomor registrasi/laporan).
Pengaduan diperiksa kelengkapan datanya.
Jika kurang jelas, petugas menghubungi pelapor untuk klarifikasi.
Pengaduan diseleksi: masuk kategori layak ditindaklanjuti atau tidak (misalnya bukan wewenang instansi).
Pengaduan yang sah diteruskan ke unit terkait.
Unit melakukan investigasi, pengecekan, atau konfirmasi.
Menentukan langkah perbaikan atau penyelesaian.
Hasil penanganan disampaikan kepada pelapor.
Jika selesai, pengaduan dinyatakan tuntas.
Jika belum, dilakukan tindak lanjut lanjutan.
Semua pengaduan didokumentasikan dalam sistem.
Data pengaduan digunakan untuk evaluasi mutu pelayanan dan peningkatan kualitas.
Pengaduan Disampaikan
Masyarakat menyampaikan pengaduan melalui sarana yang tersedia (tatap muka, telepon, email, aplikasi, kotak pengaduan, media sosial resmi, dll).
Wajib menyertakan identitas, uraian pengaduan, dan bukti pendukung (jika ada).
Penerimaan dan Registrasi
Petugas menerima dan mencatat pengaduan dalam buku/sistem registrasi.
Pelapor mendapat nomor registrasi sebagai bukti.
Verifikasi Awal
Petugas memeriksa kelengkapan data.
Jika belum lengkap, pelapor diminta melengkapi informasi.
Jika pengaduan bukan kewenangan instansi, diarahkan/disampaikan ke instansi yang berwenang.
Penelaahan / Disposisi
Pengaduan yang sah diteruskan kepada pejabat/unit terkait.
Dilakukan penelaahan dan analisis permasalahan.
Tindak Lanjut Pengaduan
Unit terkait melakukan klarifikasi, pemeriksaan, atau investigasi.
Menentukan solusi/perbaikan sesuai ketentuan yang berlaku.
Penyampaian Jawaban kepada Pelapor
Hasil tindak lanjut disampaikan kepada pelapor secara tertulis atau elektronik.
Jawaban mencakup: hasil pemeriksaan, tindakan perbaikan, dan tindak lanjut yang akan dilakukan.
Penyelesaian dan Penutupan
Jika pelapor menerima jawaban → kasus ditutup.
Jika pelapor belum puas → bisa mengajukan keberatan/banding sesuai mekanisme lebih lanjut.
Dokumentasi dan Evaluasi
Seluruh proses dicatat dan diarsipkan.
Data pengaduan digunakan sebagai bahan evaluasi peningkatan kualitas pelayanan.
-